TEKNIK MEMIMPIN RAPAT versi Jofan Hale

TEKNIK MEMIMPIN RAPAT 

 

Oleh:

Aprianus Hale

NIM.102383002

DIBAWAKAN PADA SAAT MASA PENERIMAAN ANGGOTA BARU (MPAB)
KELUARGA MAHASISWA KATOLIK STA. MARIA DOLOROSA POLITANI
KUPANG

2013

       I.            Pengertian Rapat Menurut Berbagai Fersi

1.       Rapat, merupakan suatu bentuk media komunikasi kelompok resmi yang bersifat tatap muka,yang sering diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah.

2.      Rapat merupakan alat untuk mendapatkan mufakat, melalui musyawarah kelompok.

3.      Rapat merupakan media yang dapat dipakai untuk pengambilan keputusan secara musyawarah untuk mufakat.

4.     Rapat merupakan pertemuan antara para anggota di lingkungan kantor / perusahaan / organisasi sendiri untuk membicarakan, merundingkan suatu masalah yang menyangkut    kepentingan bersama.

Dapat dirangkum defenisi rapat organisasi SBB :
Rapat adalah forum yang bersifat formal bagi pengambilan kebijakan organisasi dalam bentuk keputusan, kesepakatan atau lainnya tanpa harus didahului oleh konflik.

     II.            Tujuan Rapat

Rapat bertujuan untuk mencari , memperoleh atau mencapai keputusan

  III.            Unsur-Unsur dalam Rapat

1.       Tempat atau ruang rapat

2.      Waktu dan acara rapat

3.       Peserta rapat

4.     Perlengkapan rapat

5.      Tata tertib rapat

6.     Pimpinan dan sekretaris rapat

  IV.            Istilah-Istilah Dalam Rapat

q  Skorsing adalah penundaan acara sidang untuk sementara waktu atau dalam waktu tertentu pada waktu sidang berlangsung .

q   Lobby adalah penentuan jalan tengah atas konflik dengan skorsing waktu untuk
menyatukan pandangan melalui obrolan antara dua pihak atau lebih yang bersebrangan secara informal.

q   Intervensi adalah suatu hak dari pimpinan sidang untuk mengambil ali pembicaraan jika pembicara berbicara diluar konsep atau maksudnya sudah diketahui.

q   Quorum :Jumlah tertentu orang yang hadir, sehingga rapat bisa dilaksanakan.

q   Negosiasi:Proses tawar menawar dengan jalan berunding guna mencapai kesepakatan bersama antara pihak satu dengan pihak yang lain.

q  Floor / forum : tempat/suasana pertemuan untuk bertukar pendapat.

q  Musyawarah untuk mufakat: Pengambilan keputusan dengan cara kesepakatan bersama.

q  One man one vote: satu orang satu suara

q  Aklamasi: Pernyataan setuju secara lisan dari seluruh peserta rapat terhadap suatu usul tanpa melalui pemungutan suara.

q  Deadlock: rapat berhenti tanpa keputusan karena terjadi silang pendapat yang tajam.

q  Walk out: keluar sidang dengan maksud dan tujuan tertentu.

q  Delegasi :Utusan dari kelompok yang mewakili dalam sidang/rapat. Bisa seorang atau lebih.

q  Interupsi: adalah memotong pembicaraan, ditempuh dengan menggunakan kata "interupsi" yang pada hakekatnya meminta kesepakatan untuk berbicara.

     V.            Macam-Macam Interupsi

q  Interupsi biasa: meminta kesempatan untuk bicara atau dipergunakan untuk
memotong pembicaraan yang dianggap menyimpang dari masalah.

q  Interupsi informasi: memberikan atau meminta penjelasan atas apa yang telah
disampaikan

q  Interupsi klarifikasi: meluruskan permasalahan agar   penyimpangan tidak semakin
menajam

q  Interupsi pembelaan diri: tidak setuju atas pemojokan, penyinggungan persoalan pribadi/ Untuk membela diri.

  VI.            CARA PENGETUKAN PALU DALAM RAPAT

Dalam rapat, penggunaan palu sangat penting sekali, pimpinan rapat harus memahami tata cara penggunaan palu. Karena, kesalahan penggunaan atau pengetukan palu rapat akan mengacaukan situasi rapat.

Berikut cara pengetukan Palu dalam rapat:

             1.                   Satu Kali ketukan berarti: Mengesahkan hasil rapat atau Pengalihan palu.

2.                 Dua Kali ketukan:Skorsing  dan  Pending dan untuk mencabut waktu  skorsing dan pending.

3.                  Tiga Kali ketukan: Pembukaan rapat atau Penutupan rapat

4.                 Berkali-kali  ketukan: Peringatan atau meminta perhatian peserta rapat

VII.            Tata cara Rapat atau  Susunan acara Rapat

Tata cara Rapat atau  Susunan acara Rapat pada umumnya yaitu sebagai berikut:

•      DOA

•      PENGECEKAN AUDIENCE

•      PEMBUKAAN

•      PEMBACAAN RANCANGAN AGENDA (SEKRETARIS)

•      PENGESAHAN AGENDA

•      PEMBAHASAN SESUAI DENGAN AGENDA

•      PENGESAHAN HASIL RAPAT

•      PEMBACAAN HASIL RAPAT (SEKRETARIS)

•      DOA

•      PENUTUPAN

•      “Sekian dan Terima Kasih, Teruslah Belajar Untuk Menggapai Masa Depan-Mu Yang Lebih Cerah”

•       

•      By: Jofan Hale

•       

•